Dinas Pendidikan Tanbu Luncurkan Inovasi SIMPAN

Inovasi SIMPAN ini merupakan penyusunan rancangan aksi perubahan demi mempermudah proses dalam pencarian arsip terutama pada Sekretariat Dinas Pendidikan Tanah Bumbu. Sekaligus juga sebagai syarat mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung.

Dwi Teguh Efendi selaku penyusun rancangan aksi tersebut menjelaskan produk arsip dalam satu tahun pada dinas pendidikan mencapai hampir 20 ribuan lebih nomor surat, sehingga tidak memungkinkan lagi arsip itu disimpan secara manual, maka itu dilakukan secara online.

“Adanya inovasi SIMPAN ini, maka arsip dinas pendidikan lebih mudah dicari sampai kapan pun. Kemudian setelah diarsipkan, itu akan selalu ada,” kata Dwi Teguh di Batulicin, Kamis (10/10/2024)

Penyimpanan arsip secara online ini mulai dari tahun 2024. Kalau kapasitasnya cukup, maka arsip di tahun belakangnya bisa diakomodir untuk selanjutnya.

Teguh mengakui selama ini penggunaan arsip masih dikelola secara manual. Yakni dengan memposisikan ke dalam lemari penyimpanan. Dampaknya akan mengakibatkan adanya tumpukan arsip, tentu akan menghambat akses pencarian saat diperlukan.

“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tuturnya.

Ia menambahkan tak jarang itu kerap dilakukan para aparatur, dimana back up arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisk, hal ini menyulitkan dalam pencarian data saat diperlukan.

“Kelebihannya lagi dari arsip online ini, kalau pegawai yang bersangkutan tak berada di tempat, maka tidak menjadi halangan untuk mencari arsip yang diperlukan,” ucapnya.

Alasan lainnya lagi, arsip secara manual banyak tak tersusun rapi. Padahal berdasarkan manajemen ASN, arsip yang masih dalam soft file harus disusun berdasarkan klasifikasi dan disusun secara berurutan sesuai dengan waktunya masing-masing.

“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Tanah Bumbu dapat dilaksanakan secara optimal. Sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah di akses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya.